Принимая решение об установке у себя в компании системы записи телефонных переговоров важно не только проработать технические детали и выбрать подходящее решение, но и подготовиться к внедрению подобной системы с юридической точки зрения.
Что необходимо знать, организовывая запись разговора с клиентом:
Использование системы записи разговора с клиентом неотъемлемо связано с термином «тайны связи». Данное определение описано в Конституции РФ (ст. 23 часть вторая) как неотъемлемое право каждой личности на тайну переписки, телефонных разговоров и различных сообщений. В указанной статье прописаны основные нюансы, которые важно знать:
- Разглашение тайны связи – это передача записанного телефонного разговора третьим лицам.
- Несмотря на то, что термин «тайна связи» относится к частной жизни граждан, он действует для всех каналов коммуникаций, включая служебные телефонные переговоры. Исключение составляет ситуация, в которой сотрудник подтвердил согласие на прослушивание его переговоров.
- Понятие тайны связи выше коммерческой тайны, поскольку оно относится к категории прав человека (личности).
Согласно Уголовному Кодексу Российской Федерации, нарушение тайны связи карается законом. Основания — ст. 138 и ст. 137.
Как организовать законную запись разговора с клиентом?
Для соблюдения законодательных норм и избежание недоразумений при организации записи разговоров с клиентом в компании должна быть реализована открытая запись телефонных переговоров. Основное требование к организации открытой записи разговоров с клиентами – оповещение участников диалога о факте ведения записи. Вам знакома фраза: «С целью повышения качества обслуживания все разговоры записываются?». Именно ее наличие и позволяет реализовать право записи и делает ее законной.
Сформировать подобное оповещение можно несколькими способами:
- Включение этой информации в звуковой приветствие (IVR или DISA) компании
- Использование сервиса «Автоответчик» системы записи Спрут 7
- Обязательное оповещение о факте записи клиентов сотрудниками Вашей компании перед началом разговора
Предоставив собеседникам информацию о том, что разговор записывается Вы, не только соблюдаете закон, но и сразу начинаете работать над повышением качества обслуживания клиентов. Получив оповещение о записи разговора, клиент и менеджер будут придерживаться общепринятых норм ведения переговоров, и понимать, что все выданные в процессе разговора обещания должны быть соблюдены. Кстати, данный механизм иногда не плохо работает, даже в случае, если реальной системы записи переговоров на предприятии нет.
Подводя итоги всего вышесказанного руководителю или владельцу бизнеса, чтобы организовать законную запись разговора с клиентом своих сотрудников нужно соблюдать два простых правила:
- Запись осуществляется открыто и стороны о ней проинформированы.
- Информация, полученная в процессе прослушивания записанной информации не должна передаваться «третьим лицам». Ими являются все кроме клиента и менеджера чей разговор был записан и сотрудников, которые отвечают в Вашей компании за контроль обслуживания по телефону или непосредственное прослушивание разговоров.
Вы готовы начать запись разговоров с клиентом на законных основаниях?
Звоните и заказывайте систему Спрут 7 не откладывая!
