Выбор любой информационной системы для компании, будь то почтовый клиент или система документооборота – дело не простое и, в случае, если выбор сделан ошибочно, пострадать может не только компания, но и карьера специалиста, который отвечал за подбор решения.
Сегодня мы постараемся провести обзор ключевых аспектов, на которые важно обратить внимание выбирая многоканальные системы записи телефонных переговоров. Этот инструмент ведения бизнеса нельзя отнести к категории «дешевых» инструментов, которые можно менять один за другим, если что-то не понравилось. Речь в обзоре пойдет только о профессиональных системах записи, а не о диктофонах и жучках использование, которых без соответствующей лицензии незаконно.
Что должна должны делать многоканальные системы записи переговоров в обязательном порядке:
- Запись разговоров обязана автоматически включаться для любых вызовов (входящих/исходящих) и не зависеть от типа и количества линий (обычные проводные или современные цифровые, линии IP телефонии). Другими словами, все каналы коммуникаций компании по телефону должны быть взяты под контроль единой многоканальной системой записи, что даст Вам возможность оперативно получать информацию из единой точки.
- Чтобы Вы могли видеть, кто звонит в Вашу компанию, многоканальные системы записи должны поддерживать определитель номера (АОН). Сегодня существует несколько типов передачи номера вызывающего абонента, поэтому уточните у поставщика услуг связи в каком виде приходит в компанию эта информация и выбирайте системы многоканальной записи с учетом этой информации. Это позволит избежать проблем после установки, когда вдруг выясниться, что входящих номеров Вы не можете получить из-за несоответствия форматов.
- Третий ключевой момент – скорость и удобство получения доступа к записанной информации или, другими словами, работа с базами записей. В приложение для работы с записями должны быть заложены инструменты поиска, выборки данных по различным параметрам и формирования отчетов по ним. Например, это могут быть дата и время начала вызова, номер телефона вызывающего абонента, направление вызова (входящий/ исходящий), продолжительность разговора, имя или номер абонента, совершившего звонок, комментарий, а также комбинация перечисленных критериев. Если разговор нельзя быстро и легко найти в множестве записей – вся работа многоканальной системы записи может стать бесполезной.
Дополнительные возможности, которые должны обеспечивать многоканальные системы записи:
- Производительность и возможность обеспечения многоканальности определяется мощностью Вашего ПК и канальностью плат компьютерной телефонии, которые устанавливаются в ПК для контроля проводных каналов связи. Чем меньше шаг канальности плат – тем проще Вы решите свою задачу, не переплачивая за покупку лишних каналов.
- Профессиональные многоканальные системы записи поддерживают регистрацию не только аудио, но и факс сообщений. Система сама должна определить тип сеанса в линии и записать данные в виде звукового файла или факс-документа. Эта полезная функция, позволяет экономить на факс-аппаратах и бумаге к ним в офисе.
- Заранее выяснив сетевые возможности системы, как по мониторингу ее работы, так и по удаленному доступу к записанной информации Вы сможете сэкономить время и контролировать работу сотрудников территориально распределенных офисов без выезда на объект. Это позволяет приниматьуправленческие решения на базе аналитики загруженности филиалов и качества работы каждого. Самым удобным вариантом доступа при использовании сетевого варианта установки системы является, бесспорно, WEB-доступ, снимающий с пользователя требования по установке специализированного программного обеспечения.
Многоканальные системы записи телефонных разговоров Спрут реализуют весь указанный функционал в базовой поставке. Т.е. независимо от того приобретается решение на 1, 5 или 35 каналов, Вы всегда сможете получить к ней доступ по сети, встроенный определитель номера и удобные инструменты обработки информации.
Ознакомиться с дополнительными возможностями систем Спрут, чтобы понимать на что еще стоит обратить внимание при выборе можно ТУТ.
Скупой платит дважды. Не забывайте об этом. Приобретайте многоканальные системы записи с умом!
