Решив установить систему записи телефонных переговоров на предприятии, современный предприниматель сталкивается с проблемой выбора специализированного аппаратно-программного обеспечения, предлагаемого различными производителями. Несмотря на разнообразие, принцип работы подобного оборудования мало отличается у различных систем.
Все системы автоматически начинают запись в момент поднятия трубки (вне зависимости от того, осуществляется входящий или исходящий вызов). Информация оцифровывается и записывается на какой-либо носитель (чаще всего это внутренний накопитель на компьютере, но также может быть собственная память системы). Комфорт работы с той или иной системой зависит от качества созданного ПО. Как правило, оно позволяет осуществлять широкий спектр задач по обработке и анализу полученных данных. Чаще всего программное обеспечение не требует от пользователя никаких специальных навыков или прохождения соответствующего обучения.
Особенности различных систем
Однако все вышесказанное не означает, что все присутствующие на рынке системы записи корпоративных телефонных переговоров одинаковы. Они могут быть одноканальными или многоканальными, отличаться друг от друга набором дополнительных функций. В частности, некоторые системы не только отцифровывают полученные данные, но и архивируют их. Такой подход позволяет экономить место на жестком диске (другом накопителе) и особенно выгоден для компаний, активно ведущих телефонные переговоры (имеющих собственный call-центр, например). Часть систем позволяет хранить информацию на удаленных серверах (данные отправляются через Интернет). Это удобно для крупных компаний, имеющих разнесенные по разным этажам/зданиям офисы или филиалы в других городах и регионах страны, поскольку позволяет создать централизованную сеть и сократить расходы на ее администрирование. Также на рынке присутствуют уникальные комплексы, позволяющие установить контроль не только над телефонными разговорами и пересылаемыми факсимильными сообщениями, но и корпоративной электронной почтой.
Также у различных систем цифровой записи корпоративных телефонных переговоров могут быть и другие особенности, с которыми необходимо ознакомиться перед приобретением и установкой одной из них.
Общие черты систем записи
Несмотря на некоторые различия, большинство систем записи корпоративных телефонных переговоров имеют схожие черты. К таковым относятся:
- автоматическое внесение в базу данных таких параметров совершенного вызова, как время звонка, его продолжительность, номер абонента;
- возможность прослушивания телефонных разговоров в режиме реального времени. При этом «присутствие» третьего лица, слушающего беседу, останется незаметным для обеих сторон диалога. Эта функция удобна при обучении персонала, впервые вышедшего на линию или для оперативного решения конфликта с клиентом;
- базы данных позволяют отсортировывать звонки по определенным параметрам, а также обрабатывать и прослушивать записи;
- ПО позволяет разграничить доступ к базе данных. Это необходимо для того, чтобы конфиденциальные беседы с партнерами или клиентами не попали к посторонним лицам.
Вне зависимости от своих особенностей, все современные системы записи разговоров используются для схожих целей. Они позволяют установить контроль над информационными каналами предприятия, повышают мотивацию сотрудников к качественному выполнению своих обязанностей и уменьшению количества частных бесед в рабочее время.
