Еще совсем недавно традиционной сферой применения систем записи аудиоинформации были службы безопасности предприятий, отделы вневедомственной охраны, заинтересованные в сборе и анализе информации с целью выявления нелояльных сотрудников и утечек конфиденциальных данных, защите собственного бизнеса, долговременного хранения архивов записанных сообщений.
Однако в последнее время наблюдаются тенденции использования комплексов записи и в других сферах деятельности, что объясняется не столько вопросами безопасности, сколько потребностью в качественно иной организации процесса работы предприятий. Данные тенденции обусловили ряд новых требований к системам записи.
В связи с этим в комплексе “Спрут-7” были реализованы совершенно новые, уникальные для подобных систем функции:
- работа в режиме автоответчика с возможностью принимать факсимильные сообщения;
- поддержка не только собственного формата базы данных, но и Microsoft SQL-Server, что позволяет пользователю оптимально выбирать между возможностями СУБД и ее стоимостью;
- управление процессом записи разговора посредством DTMF-набора с клавиатуры телефона.
Эти функции позволили гибко адаптировать комплекс под специфику деятельности той или иной организации, что позволило значительно расширить сферу его применения. Ниже рассмотрены некоторые успешно реализованные варианты использования комплекса “Спрут-7”.
Поддержка работы с различными форматами баз данных Если количество записанных сеансов не превышает 60 тыс., то можно использовать базу данных в собственном формате комплекса “Спрут-7”. Это позволяет сэкономить немалые деньги на аппаратное обеспечение, необходимое для работы Microsoft SQL-Server, и на обслуживание данной системы. Если Microsoft SQL-Server уже есть на данном предприятии и имеет место большой объем звонков или необходимость хранения больших голосовых архивов (сотни тысяч сеансов), то рекомендуется использовать Microsoft SQL-Server, позволяющий не только надежно хранить гигантские объемы информации, но и имеющий встроенные средства для администрирования (такие, как автоматическая архивация, поддержка технологии кластеризации для повышения безопасности хранимой информации, возможности восстановления поврежденных данных). Кроме того, SQL-Server обеспечивает высокую скорость доступа к хранимым данным, что особенно актуально в тех случаях, когда имеет место удаленная работа с накопленной информацией.
Использование комплекса “Спрут-7” на мероприятиях
Многие совещания, конференции и другие мероприятия должны стенографироваться и храниться на бумаге. Использование комплекса “Спрут-7” позволяет легко решить проблему стенографирования. В этом случае стенографистке не обязательно присутствовать на заседании. После его окончания достаточно прослушать записанную данным комплексом информацию и сделать распечатку. Это особенно актуально в том случае, когда производится одновременно большое количество мероприятий либо они носят длительный характер (например, заседания Государственной Думы или правительства областей, городов; переговоры в коммерческих организациях).
Офис компании
В офисе комплекс записи “Спрут-7” способен работать как многоканальный автоответчик с возможностью приема факсов (см. рис.1). Автоответчик может работать по расписанию, принимать входящий звонок, выдавать настраиваемое пользователем приветствие и записывать не только голосовые сообщения, но и принимать факсы, сохраняя их в одной базе данных. Сохраненные факсы и сообщения могут быть экспортированы из базы данных в обычные голосовые файлы и растровые рисунки в bmp-формате. Если пользователь снял трубку раньше автоответчика, то, в соответствии с настройками, автоответчик может либо записывать, либо не записывать разговор.
Рис.1 Пример использования комплекса “Спрут-7” в офисе компании в режиме автоответчика
В этом случае нет необходимости расходовать бумагу в факсимильном аппарате, поскольку вся информация будет сохранена в базе данных комплекса “Спрут-7”, и ее можно будет в любой момент просмотреть, распечатать или удалить. Особенно это актуально для тех организаций, где имеет место большой объем принимаемых факсов. Кроме того, автоответчик может использоваться как автоинформатор на многоканальных телефонных линиях.
Автоответчик с возможностью принятия факсимильных сообщений Автоответчик, реализованный в комплексе “Спрут-7”, автоматически “поднимает трубку” после заданного количества звонков, выдает в линию голосовое приветствие, настраиваемое пользователем, и записывает сообщение от абонента. Если после автоматического снятия трубки в линии был определен сигнал начала передачи факсимильного сообщения, то автоответчик примет этот факс (т.е. выступит в качестве полноценного факсимильного аппарата III группы). Принятое факсимильное сообщение будет сохранено в БД.
Использование комплекса в работе различных служб и организаций, занимающихся приемом заказов или объявлений по телефону
Комплекс “Спрут-7” может работать в качестве автоответчика в организациях, где существует большой объем звонков (см. рис.2), но при этом звонки не требуют обязательного вмешательства человека-оператора. В таком случае оператору достаточно периодически просматривать базу данных, чтобы отследить поступление новых сообщений, записанных комплексом.
Рис.2 Пример использования комплекса “Спрут-7” в диспетчерских и сервисных службах
Например, организация занимается приемом заявок по телефону. Автоответчик извещает абонента, какую информацию тот должен сообщить, чтобы его заявление было принято. Абоненты оставляют сообщения, которые оперативно просматривает один или несколько операторов. В данном случае экономится время сотрудников, автоматизируется и ускоряется рабочий процесс.
Диктофонный центр в медицинских учреждениях
В медицинских учреждениях, которые имеют несколько отделений, много времени уходит на подготовку выписок для пациентов. Для того чтобы подготовить выписку, используются диктофонные центры. Эти подразделения, включают в себя несколько диктофонных панелей (к ним подключены телефонные линии).
Штат стенографисток расшифровывает записанные на диктофонные кассеты сообщения. Стенографистки занимаются обработкой записанных сообщений только после того, как закончится кассета в диктофонной панели, поэтому процесс выписки растягивается на несколько часов. Кроме того, при использовании дорогостоящих диктофонных панелей возникают проблемы стыковки телефонных линий с диктофонными панелями, их обслуживания и многие другие.
Рис.3 Пример использования комплекса “Спрут-7”
в качестве диктофонного центра в медицинских учреждениях
Использование комплекса “Спрут-7” (см. рис.3) в медицинских учреждениях позволяет:
- исключить проблему стыковки аналоговых телефонных линий с диктофонной панелью, а также проблему поиска специалистов, способных выполнить такую работу, что позволяет сэкономить еще и на оплате работы этих специалистов;
- обрабатывать накопившиеся сообщения в режиме реального времени, не тратя время на замену записанных носителей в диктофонной панели и установку данных носителей на рабочем месте стенографистки для обработки записанных данных;
- исключить проблемы изнашивания механических деталей, характерных для диктофонных панелей, и физического износа магнитной ленты из-за ее постоянной перемотки в процессе прослушивания и стенографирования;
- уменьшить затраты на закупку оборудования для диктофонного центра – стоимость одного канала при использовании комплекса “Спрут-7” существенно меньше, чем стоимость одного канала, реализованного на базе специализированного диктофона;
- исключить крупные затраты на увеличение количества каналов – надо просто установить в компьютер дополнительную плату записи. При этом не надо повторно решать проблемы, связанные с подключением телефонных линий к диктофонной панели и тратить на это дополнительные деньги;
- исключить необходимость выделения пространства для хранения записанных диктофонных кассет – стандартный жесткий диск на 40 Гбайт способен обеспечить хранение данных, накопленных за несколько месяцев (6 Мбайт непрерывной записи в течение часа на один канал);
- исключить затраты на закупку кассет и обслуживание диктофонных панелей;
- значительно ускорить процесс оформления выписок.
Использование комплекса “Спрут-7” в работе руководства и служб безопасности
Если “Спрут-7” используется для записи собственных разговоров, то пользователь имеет возможность записывать только те сеансы, которые ему действительно важны или исключить запись ненужных сеансов. Сделать это можно, используя DTMF-набор с клавиатуры телефона. Речь идет не только о возможности “записать” или “не записать” конкретный телефонный разговор. Набрав определенную комбинацию на телефоне, можно занести сведения о сеансе в базу данных с заранее заданным комментарием, соответствующим набранной комбинации, отметить его как важный или просто сохранить информацию о звонке без ненужных голосовых данных.
Например, в организацию, где используется система записи, поступает звонок с угрозой, который нужно сохранить в базе данных таким образом, чтобы сотрудник службы безопасности мог легко и быстро его найти. Оператора, принимающего звонки, необходимо проинструктировать, что если разговор по телефону представляет интерес для службы безопасности, нужно, не кладя трубку (даже если абонент на другом конце завершил соединение), набрать со своего телефона определенную комбинацию цифр в тональном режиме. В этом случае сеанс будет сохранен с необходимой пометкой или заданным пользователем текстовым комментарием о том, что данный разговор содержит важную информацию. Используя возможность управления записью сеансов при помощи DTMF-набора, пользователь может в процессе записи текущего сеанса определять, должен быть записан данный разговор или нет, каким образом он должен быть сохранен в базе данных, и другие условия.
В рамках одной статьи мы не можем рассказать обо всех особенностях использования комплекса “Спрут-7”. Компания “Агат-РТ”, всегда готова к диалогу, поскольку это позволяет оперативно реагировать на различные тенденции развития рынка систем записи аудиоинформации. Так более 40% всех возможностей комплекса “Спрут-7” были реализованы в соответствии с пожеланиями клиентов компании “Агат-РТ”, использующих или предполагающих использовать данный комплекс в своей повседневной деятельности.
